Suomalainen Receptum Oy on apteekkijärjestelmiin erikoistunut ohjelmistoalan yritys, jolla on asiakkaita Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa. Yhtiön liikevaihto on noin 15 miljoonaa.

Iso norjalainen apteekkiketju on yksi Receptumin uusimmista asiakkaista. Receptumin tuote saa erityistä kiitosta design-ratkaisuistaan sekä toimialan ymmärryksestä. Käytettävyyssuunnittelussa Receptum toimi läheisessä yhteistyössä Designergatanin kanssa.

“Design nostaa ohjelmistotuotteen tai palvelun arvoa selkeästi.”

Nyt Receptumin Product Owner/Functional Designer Pia Ukkonen kertoo yhteistyöstä:

“Ohjelmistomme käyttökokemussuunnittelu on kilpailijoihin verrattuna huomattavasti parempi. Yhdessä Designergatanin Herman Talvitien kanssa kykenimme tuottamaan jo demovaiheessa yksityiskohtaisen esityksen käyttöliittymästä. Pystyimme antamaan asiakkaalle hyvin realistisen kuvan siitä, mitä oli tulossa.

“Oli heti alusta asti selvää, että pyydämme Hermanin mukaan tähän prosessiin.”

Kun päätimme laajentaa toimintaamme, otimme heti yhteyttä Hermaniin. Olemme hänen kanssaan tehneet aiemminkin sellaista yhteistyötä, johon on vaadittu käyttöliittymädemoja. Oli heti alusta asti selvää, että pyydämme Hermanin mukaan tähän prosessiin.

Herman alkoi työstämään käyttöliittymiä asiakkaan valitsemien User Story -käyttäjäkertomusten pohjalta. Olen itse hyvin perillä sekä Suomen, Ruotsin että Norjan apteekkijärjestelmistä ja maakohtaisista vaatimuksista, ja Herman puolestaan on käytettävyyden ja designin asiantuntija. Yhdistämällä tietotaitomme pystyimme tekemään saumatonta yhteistyötä.

Kehittämisprosessi kesti pari-kolme kuukautta. Aikana se ei ole kovin pitkä, mutta tekemämme työmäärä siinä lyhyessäkin ajassa oli valtava. Kun valmistelimme toiminnan laajentamista, kehitimme käyttöliittymädemon, joka samalla toimi pohjana tulevalle ohjelmistolle.

Kyseessä oleva tuote on reseptinkäsittelyohjelmisto norjalaiselle apteekkiketjulle. Reseptinkäsittely on monisäikeinen prosessi, jossa on paljon yksityiskohtia ja viranomaisvaatimuksia. Reseptinkäsittelyn tekeminen käyttäjälle helpoksi ei ole yksinkertaista, vaan siihen tarvitaan nimenomaan UX-designeria.

Reseptin käsittelyssä käyttäjälle esitettävän tiedon määrä on suuri, ja käyttäjän pitää reagoida tähän tietoon. Tärkeää on, että tuodaan oikeat tiedot esiin oikeaan aikaan niin, että saadaan reseptin toimitusprosessi vietyä loppuun asti nopeasti ja laadukkaasti. Ja tähän UX-design liittyy olennaisesti.

Asiakkaan user storyn mallintaminen käyttöliittymädemona vaati paljon työtä. Toiminnallisena asiantuntijana kokosin tarvittavan datasisällön – eli sen, minkä oletin, että näytöllä halutaan esitettävän eri vaiheissa. Lisäksi kuvasin prosessin, eli järjestyksen, jossa asiat etenevät. Sen jälkeen Herman muotoili lopullisen käyttäjäpolun ja tietysti ulkoasun. Demon työstäminen oli iteratiivista työskentelyä: ensin Herman teki karkean mallin, jossa kaikki yksityiskohdat eivät olleet vielä paikallaan, ja seuraavaksi sen etuja ja mahdollisia kehityskohteita katsottiin yhdessä. Sen jälkeen lisättiin taas uusia yksityiskohtia, ja tätä toistettiin, kunnes user storylle asetetut tavoitteet oli saavutettu.

“Käytettävyys oli yksi olennaisimmista kriteereistä, ja siitä saimme erityiskiitosta.”

Ohjelmiston saattaminen kyseisen apteekkiketjun käyttöön oli monien asioiden summa. Käytettävyys oli yksi olennaisimmista kriteereistä, ja siitä saimme erityiskiitosta. UX-designin kautta pystyimme näyttämään sitä toteen.

Jossain vaiheessa prosessia, päästyämme aika pitkällekin eteenpäin käyttökokemussuunnittelussa, totesimme erään user storyn osalta, että malli ei toimikaan kaikissa eri käyttötapauksissa. Ja sitten peruutimme. On mielestäni käyttökokemussuunnittelun parhaita puolia, että näin voi tehdä. Tämä on normaali osa suunnitteluprosessia. Ohjelmistotuotanto on paljon henkilöresursseja vaativaa työtä, joten muutostarpeiden havaitseminen jo käyttökokemussuunnittelun vaiheessa pienentää kustannuksia.

“Hyvä design auttaa käyttäjää onnistumaan ja pärjäämään omassa työssään.”

Yhdellä reseptillä on satoja tietoja. Se, mitä tietoja pitää milloinkin näyttää ja missä järjestyksessä, on tärkeä osa apteekkiohjelmiston käytettävyyttä. Lisäksi käyttäjän ohjaaminen on tärkeää. Esimerkiksi kun apteekissa määritellään lääkkeen korvausperusteita, taustalla on monimutkaisia sääntöjä – etenkin Norjassa – eli käyttäjän on valittava millä perusteella lääke korvataan ja tiedettävä mitä tietoja tulee antaa, jotta lääkekorvauksen ehdot täyttyvät. Farmaseutin ei tarvitse muistaa kaikkia yksityiskohtia, kun ohjelma ohjaa ja pyytää käyttäjää antamaan tarvittavat tiedot, sekä kertoo jos käyttäjän tekemät valinnat ovat ristiriidassa lääkkeen korvausvaatimusten kanssa. Lisäksi tietopaljouden keskellä vain tarvittava tieto näkyy silloin, kun sitä tietoa tarvitaan. Tämä on käytettävyyttä ja designia. Hyvä design auttaa käyttäjää onnistumaan ja pärjäämään omassa työssään.

Norjan apteekkiketjun käyttöön toimitettiin Receptumin MAXX-järjestelmä. Aina, kun siirrymme uusille markkinoille, räätälöimme reseptinkäsittelyn, sillä reseptinkäsittelyyn sisältyy todella paljon maakohtaisia viranomaisvaatimuksia. Eli reseptinkäsittelyn palaset joudumme tekemään aina uudestaan.

“Kyseinen ketju on suuri ja kansainvälinen, ja tämä ehdottomasti avaa meille uusia ovia.”

Järjestelmämme saattaminen kyseisen apteekkiketjun käyttöön oli strategiamme mukainen projekti ja tärkeä, koska saimme laajennettua toimintaamme Norjassa. Olimme jo aikaisemmin olleet Norjan markkinoilla, mutta halusimme vahvistaa asemaamme. Kyseinen ketju on suuri ja kansainvälinen, ja tämä avaa meille uusia ovia.

“Hyvällä designilla parannetaan ehdottomasti asiakkaiden, eli käyttäjien, kokemuksia ja arkea.”

Haluaisin vielä puhua siitä, miten tällä hetkellä teemme Hermanin kanssa töitä. Kaikki alkaa siitä, että Herman saa Functional Designin. Se on dokumentti, jossa on kuvattu käyttäjäkertomus, käyttötapaukset, hyväksymisvaatimukset sekä näytölle esitettävä data – eli mitä käyttäjälle halutaan näytettävän. Käyttötapaukset kuvaavat prosessin käyttäjän näkökulmasta. Näiden kuvausten pohjalta Herman tekee alustavan UX-design-suunnitelman. Kun hän on päässyt sopivaan pisteeseen suunnittelutyössä, vuorossa on workshop, jossa yhdessä asiakkaan – eli loppukäyttäjän kanssa – käydään läpi designia. Joskus mukana on vaihtoehtojakin, joita voidaan tarkastella. Workshopin jälkeen designia kehitetään eteenpäin, ja Herman kommunikoi asiakkaan kanssa Teamsin kautta. Käytännössä Herman jakaa asiakkaalle käyttöliittymädemon uudet versiot ja asiakas voi kokeilla niitä, katsoa ja antaa palautetta. Näin käyttöliittymää työstetään, kunnes jokainen alkuperäiseltä dokumentilta löytyvä vaatimus on sisällytetty käyttöliittymäsuunnitelmaan. Hyvällä designilla parannetaan ehdottomasti asiakkaiden, eli käyttäjien, kokemuksia ja arkea. Itse prosessi kokonaisuudessaan lähtee liikkeelle asiakkaan tarpeista. Kun asiakkaan kuvaamat tarpeet muutetaan käyttökokemussuunnittelun avulla konkreettisiksi malleiksi, saadaan sovellus mietittyä loppuun asti ennen kuin siirrytään toteutusvaiheeseen.

Mielestäni yhteistyö Hermanin kanssa on parhaimmillaan silloin, kun on edessä joku olemassa oleva prosessi, joka ei toimi – esimerkiksi kun asiakas sanoo, että vanhassa ohjelmassa on jokin toiminnallisuus, joka toimii huonosti. Silloin Hermanille kerrotaan, minkä takia edeltävä ohjelma toimii huonosti; mikä siinä oli vikana. Ja tämän tiedon pohjalta Herman pystyy tekemään aivan uudenlaisen ratkaisun, jonka avulla käytettävyys paranee.

Vastaavasti yhtä mukavaa on, kun asiakas haluaa jonkin ihan uuden toiminnallisuuden, jota ei ole vielä olemassa missään tai kenelläkään. Itselläni on silloin mielessä, mitä toiminnallisuudelta halutaan, mutta siitä, miten sen tulisi näkyä käyttäjälle – siitä kenelläkään ei ole vielä ajatusta. Tässä vaiheessa Herman aloittaa työskentelynsä tekemällä ensimmäisen hahmotelman siitä, kuinka se voisi toimia. Kun käyttäjä näkee ja pääsee kokeilemaan käyttöliittymää, on paljon helpompi ohjata toiminnallisuuden kehitystä eteenpäin ja kertoa, mitä todella halutaan.

“UX-design auttaa myös minua Product Ownerina viemään asioita askeleen eteenpäin.”

Tarvitaan ehdottomasti luovaa suunnittelua. UX-design auttaa myös minua Product Ownerina viemään asioita askeleen eteenpäin. Kun ohjelmistoja kehitetään, prosessi alkaa mainitsemastani functional design -dokumentista.

Jos vaikka puhutaan ohjelmistomme asiakashausta, on dokumentissa kerrottu, millä hakutunnuksilla asiakasta halutaan hakea – esimerkiksi nimellä ja syntymäajalla tai henkilötunnuksella – ja mitä näytöllä pitää näkyä. Tämä on ensimmäinen vaihe. Seuraavassa vaiheessa Herman tekee designin, eli suunnittelee, miten asiakashaku näyttäytyy käyttäjälle. Sen jälkeen rinnalla aletaan tehdä teknistä suunnittelua kyseisen ohjelman tarkemmasta arkkitehtuurista. Kun asiat tehdään tässä järjestyksessä, saamme tehtyä tarkat tekniset suunnitelmat jo varhaisessa vaiheessa. Kun tuote siirtyy kehitykseen, kuvamme lopputuloksesta ja toteutuksen eri vaiheista on määritelty riittävän tarkalla tasolla. Pelkkä functional design -dokumentti itsessään ilman siihen liittyvää visuaalista kuvaa ei anna samaa tukea näille seuraaville vaiheille ohjelmistokehityksessä.

Viihdyn työssäni Product Ownerina ja olen työskennellyt Receptumilla jo 20 vuotta. Ehkä työni monipuolisuus on yksi näistä tekijöistä, jotka tekevät työstäni kiinnostavaa. Pystyn hyödyntämään tietoa, jota minulle on kertynyt vuosien varrella eri tehtävissä. Olen koulutukseltani farmaseutti ja ICT-tradenomi, ja tässä työssä molemmat tutkinnot ovat päivittäin käytössä. Vaihtelevuutta työhöni on tullut, kun Receptum on laajentanut toimintaa Ruotsiin ja lopulta myös Norjaan. Olen ollut tekemässä markkinaselvityksiä, osallistunut kilpailutuksiin sekä määritellyt maakohtaisia tuotevaatimuksia. On erittäin palkitsevaa, kun saan hyödyntää osaamistani ja kielitaitoani päivittäin työssäni. Hermanin kanssa puhumme kahdestaan ruotsia. Kun meidän lisäksi palavereihin osallistuu suomalaisia, vaihdamme kielen suomeen ja kun samassa palaverissa on suomalaisia ja norjalaisia, vaihdamme englantiin. Ja jos on palaveri, jossa on minun ja Hermanin lisäksi norjalaisia, niin puhumme taas ruotsia. Vaihdamme sujuvasti kieltä.

“Saamme Hermanilta paljon tietoa ja apua suunnitteluun ja päätöksentekoon.”

Hermanin kanssa on erittäin hienoa työskennellä. Työskentely on helppoa ja luontevaa. Olen työskennellyt hänen kanssaan kahdestaan, mutta myös erilaisissa ryhmissä ja workshopeissa, ja mainitsemani on yleinen kokemus Hermanista. Hän tuo aina design-näkökulmaa esimerkiksi workshopeihin ja perustelee valintojaan ja vaihtoehtoja asiantuntijan näkökulmasta. Saamme Hermanilta paljon tietoa ja apua suunnitteluun ja päätöksentekoon.

Ja Hermanin kanssa on oikeasti todella mukavaa tehdä töitä! Kun viikko sitten kysyin eräältä asiakkaalta tarvetta vielä yhdelle workshopille, asiakas vastasi, että ei oikeastaan ole tarvetta, mutta että Hermanin kanssa olisi mukava taas jutella.

Mielestäni on todella helpottavaa, että kun teemme asiakkaan kanssa functional designeja emmekä keksi miten jonkin asian tulisi toimia, eli emme tiedä millainen prosessin tulisi olla, voimme asiakkaan kanssa vain todeta, että katsotaan mitä Herman keksii. Kirjoitamme näissä tilanteissa tahallamme niin väljästi, ettemme ohjaa Hermania oikeastaan suuntaan tai toiseen, koska haluamme antaa luovuudelle tilaa. Ja siitä se usein lähtee.

“Emme halua, että tekniikka ohjaa loppukokemusta.”

Design nostaa ohjelmistotuotteen tai -palvelun arvoa selkeästi ja tekee tuotteesta helpommin myytävän. Hyvä design nopeuttaa työntekoa ja vähentää työnteossa sattuvien virheiden lukumäärää. Ja kuten jo aiemmin mainitsin, lisäksi design säästää kehityskuluissa. Jos työskentelee ilman designeria, tulee ohjelmistokehitykseen helposti useampia iteraatiokierroksia. Eli vaikka ohjelmistokehittäjä tai käyttöliittymäkehittäjä on visuaalisesti lahjakas, mennään design-vaiheen puuttuessa helposti liikaa koodin ehdoilla. Design auttaa tekemään ohjelmaa loppukäyttäjän näkökulmasta. Ehkä tämä on se designin syvin rooli. Emme halua, että tekniikka ohjaa käyttäjän loppukokemusta.

Hermanin työn laatu on erittäin laadukasta, en osaa muuta sanoa. Hän haluaa tehdä hyvää jälkeä ja se on hänelle hyvin tärkeää. Loppukäyttäjän kokemus on avainasemassa. Hän tekee työtään ihan täysillä, sydämellä.”