Finländska Receptum Oy är ett programvaruföretag specialiserat på apotekssystem, med kunder i Finland, Sverige och Norge. Bolagets omsättning är cirka 15 miljoner euro.

En stor norsk apotekskedja är en av Receptums nyaste kunder. Receptums produkt får särskilt beröm för sina designlösningar och för sin branschkännedom. I användbarhetsdesignen samarbetade Receptum tätt med Designergatan.

“Design höjer tydligt värdet på en programvaruprodukt eller tjänst.”

Receptums Product Owner/Functional Designer Pia Ukkonen berättar om samarbetet:

“Vårt systems UX-design är betydligt bättre än konkurrenternas. Tillsammans med Designergatans Herman Talvitie kunde vi redan i demofasen ta fram en detaljerad presentation av användargränssnittet. Vi kunde ge kunden en mycket realistisk bild av vad som var på väg.

“Det stod klart från första början att vi skulle be Herman med i den här processen.”

När vi beslöt att utvidga verksamheten tog vi genast kontakt med Herman. Vi har tidigare gjort sådant samarbete med honom där användargränssnittsdemon har krävts. Det stod klart från första början att vi skulle be Herman med i den här processen.

Herman började arbeta med användargränssnitten utifrån de user stories som kunden hade valt. Själv är jag väl insatt i apotekssystemen i Finland, Sverige och Norge och i de landsspecifika kraven, medan Herman är expert på användbarhet och design. Genom att kombinera vårt kunnande kunde vi samarbeta sömlöst.

Utvecklingsprocessen tog två–tre månader. Som tid är det inte särskilt länge, men mängden arbete vi lade ner under den korta tiden var enorm. När vi förberedde utvidgningen av verksamheten utvecklade vi en användargränssnittsdemo som samtidigt fungerade som grund för den kommande programvaran.

Produkten i fråga är ett recepthanteringssystem för en norsk apotekskedja. Recepthantering är en mångfacetterad process med många detaljer och myndighetskrav. Att göra recepthanteringen enkel för användaren är inte lätt – det kräver uttryckligen en UX-designer.

Vid hanteringen av ett recept är mängden information som visas för användaren stor, och användaren måste reagera på informationen. Det viktiga är att rätt information lyfts fram vid rätt tidpunkt, så att receptexpedieringen kan slutföras snabbt och med hög kvalitet. Och här spelar UX-designen en central roll.

Att modellera kundens user story som en användargränssnittsdemo krävde mycket arbete. Som funktionell specialist samlade jag ihop det nödvändiga datainnehållet – alltså det jag antog att man ville visa på skärmen i olika skeden. Dessutom beskrev jag processen, det vill säga ordningen i vilken sakerna framskrider. Därefter utformade Herman den slutliga användarresan och naturligtvis utseendet. Arbetet med demon var iterativt: först gjorde Herman en grov modell där alla detaljer ännu inte var på plats, och sedan gick vi tillsammans igenom dess fördelar och möjliga utvecklingspunkter. Därefter lades nya detaljer till, och det här upprepades tills målen för user storyn hade nåtts.

“Användbarheten var ett av de mest centrala kriterierna, och för den fick vi särskilt beröm.”

Att systemet togs i bruk av apotekskedjan i fråga var summan av många saker. Användbarheten var ett av de mest centrala kriterierna, och för den fick vi särskilt beröm. Genom UX-designen kunde vi bevisa den.

I något skede av processen, när vi hade kommit ganska långt i UX-designen, konstaterade vi för en viss user story att modellen inte fungerade i alla användningsfall. Och då backade vi. Det är enligt mig en av UX-designens bästa sidor – att man kan göra så. Det är en normal del av designprocessen. Programvaruproduktion kräver mycket personresurser, så att upptäcka ändringsbehoven redan i UX-designskedet minskar kostnaderna.

“God design hjälper användaren att lyckas och klara sig i sitt eget arbete.”

Ett enda recept innehåller hundratals uppgifter. Vilka uppgifter som ska visas när och i vilken ordning är en viktig del av apoteksprogramvarans användbarhet. Dessutom är det viktigt att vägleda användaren. Till exempel när ersättningsgrunderna för ett läkemedel fastställs på apoteket finns det komplicerade regler i bakgrunden – i synnerhet i Norge. Användaren måste alltså välja på vilken grund läkemedlet ersätts och veta vilka uppgifter som ska anges för att villkoren för läkemedelsersättningen ska uppfyllas. Farmaceuten behöver inte komma ihåg alla detaljer när programmet vägleder och ber användaren ange de nödvändiga uppgifterna, och dessutom berättar om användarens val står i strid med läkemedlets ersättningskrav. Mitt i all informationsmängd visas dessutom bara den nödvändiga informationen när den behövs. Det här är användbarhet och design. God design hjälper användaren att lyckas och klara sig i sitt eget arbete.

Till den norska apotekskedjan levererades Receptums MAXX-system. Varje gång vi går in på nya marknader skräddarsyr vi recepthanteringen, eftersom den innehåller väldigt många landsspecifika myndighetskrav. Recepthanteringens delar måste vi alltså alltid göra på nytt.

“Kedjan i fråga är stor och internationell, och det här öppnar absolut nya dörrar för oss.”

Att få vårt system i bruk hos apotekskedjan i fråga var ett projekt i linje med vår strategi och viktigt, eftersom vi fick utvidga verksamheten i Norge. Vi hade redan tidigare funnits på den norska marknaden, men vi ville stärka vår ställning. Kedjan i fråga är stor och internationell, och det här öppnar nya dörrar för oss.

“Med god design förbättrar man absolut kundernas – alltså användarnas – upplevelser och vardag.”

Jag vill ännu berätta om hur Herman och jag arbetar tillsammans i dag. Allt börjar med att Herman får en Functional Design. Det är ett dokument som beskriver user storyn, användningsfallen, acceptanskriterierna och de data som ska visas på skärmen – alltså vad man vill visa användaren. Användningsfallen beskriver processen ur användarens synvinkel. Utifrån de här beskrivningarna gör Herman en preliminär UX-designplan. När han har nått en lämplig punkt i designarbetet är det dags för en workshop, där designen gås igenom tillsammans med kunden – alltså slutanvändaren. Ibland finns det också alternativ som kan granskas. Efter workshoppen utvecklas designen vidare, och Herman kommunicerar med kunden via Teams. I praktiken delar Herman de nya versionerna av användargränssnittsdemon med kunden, och kunden kan prova dem, titta och ge respons. Så arbetar vi vidare med användargränssnittet tills varje krav i det ursprungliga dokumentet har inkluderats i användargränssnittsplanen. Med god design förbättrar man absolut kundernas – alltså användarnas – upplevelser och vardag. Hela processen utgår från kundens behov. När de behov kunden beskrivit omvandlas till konkreta modeller med hjälp av UX-design, blir applikationen genomtänkt ända till slutet innan man går över till genomförandefasen.

Enligt min erfarenhet är samarbetet med Herman som bäst när vi står inför en befintlig process som inte fungerar – till exempel när kunden säger att det gamla programmet har en funktionalitet som fungerar dåligt. Då berättar man för Herman varför det tidigare programmet fungerar dåligt, vad felet var. Och utifrån den informationen kan Herman skapa en helt ny sorts lösning som förbättrar användbarheten.

Lika trevligt är det när kunden vill ha en helt ny funktionalitet som ännu inte finns någonstans eller hos någon. Själv har jag då i tankarna vad man vill att funktionaliteten ska göra, men hur den ska synas för användaren – det har ingen ännu någon uppfattning om. I det skedet börjar Herman sitt arbete med att göra en första skiss av hur den kunde fungera. När användaren får se och prova användargränssnittet är det mycket lättare att styra utvecklingen av funktionaliteten vidare och berätta vad man verkligen vill ha.

“UX-designen hjälper också mig som Product Owner att föra saker ett steg vidare.”

Kreativ design behövs absolut. UX-designen hjälper också mig som Product Owner att föra saker ett steg vidare. När programvara utvecklas börjar processen med det functional design-dokument jag nämnde.

Om vi till exempel talar om kundsökningen i vår programvara, anges i dokumentet med vilka sökvillkor man vill söka kunden – till exempel namn och födelsedatum eller personbeteckning – och vad som ska visas på skärmen. Det här är det första skedet. I nästa skede gör Herman designen, alltså planerar hur kundsökningen visas för användaren. Därefter börjar man parallellt göra den tekniska planeringen av programmets närmare arkitektur. När sakerna görs i den här ordningen får vi de exakta tekniska planerna gjorda redan i ett tidigt skede. När produkten går vidare till utveckling är vår bild av slutresultatet och genomförandets olika skeden definierad på en tillräckligt exakt nivå. Enbart functional design-dokumentet utan en tillhörande visuell bild ger inte samma stöd för de följande skedena i programvaruutvecklingen.

Jag trivs i mitt arbete som Product Owner och har arbetat på Receptum i redan 20 år. Kanske är mångsidigheten i mitt arbete en av de faktorer som gör det intressant. Jag kan dra nytta av den kunskap jag samlat under årens lopp i olika uppgifter. Till utbildningen är jag farmaceut och tradenom inom ICT, och i det här arbetet används båda examina dagligen. Omväxling i arbetet har det blivit när Receptum har utvidgat verksamheten till Sverige och till slut också till Norge. Jag har varit med och gjort marknadsutredningar, deltagit i upphandlingar och definierat landsspecifika produktkrav. Det är mycket givande att dagligen få använda mitt kunnande och mina språkkunskaper i arbetet. Med Herman talar jag svenska på tumanhand. När det utöver oss deltar finländare i mötena byter vi till finska, och när det finns både finländare och norrmän med byter vi till engelska. Och om det är ett möte där det utöver mig och Herman finns norrmän, talar vi igen svenska. Vi byter smidigt språk.

“Av Herman får vi mycket kunskap och hjälp i planeringen och beslutsfattandet.”

Det är verkligen fint att arbeta med Herman. Arbetet är lätt och naturligt. Jag har arbetat med honom på tumanhand, men också i olika grupper och workshoppar, och det jag beskrivit är en allmän erfarenhet av Herman. Han för alltid in designperspektivet, till exempel i workshoppar, och motiverar sina val och alternativ ur expertens synvinkel. Av Herman får vi mycket kunskap och hjälp i planeringen och beslutsfattandet.

Och det är faktiskt riktigt trevligt att arbeta med Herman! När jag för en vecka sedan frågade en kund om behovet av ännu en workshop, svarade kunden att det egentligen inte finns något behov – men att det skulle vara trevligt att prata med Herman igen.

Jag tycker det är verkligt avlastande att när vi gör functional designs med kunden och inte kommer på hur något borde fungera – alltså inte vet hurdan processen borde vara – kan vi tillsammans med kunden bara konstatera att vi ser vad Herman hittar på. I de här situationerna skriver vi medvetet så öppet att vi egentligen inte styr Herman i någon riktning, eftersom vi vill ge kreativiteten utrymme. Och det är ofta där det börjar.

“Vi vill inte att tekniken styr slutupplevelsen.”

Design höjer tydligt värdet på en programvaruprodukt eller tjänst och gör produkten lättare att sälja. God design gör arbetet snabbare och minskar antalet fel som sker i arbetet. Och som jag redan nämnde sparar design dessutom utvecklingskostnader. Om man arbetar utan designer blir det lätt flera iterationsrundor i programvaruutvecklingen. Även om programvaruutvecklaren eller gränssnittsutvecklaren är visuellt begåvad, går man utan designfasen lätt för mycket på kodens villkor. Design hjälper till att bygga programmet ur slutanvändarens synvinkel. Kanske är det designens djupaste roll. Vi vill inte att tekniken styr användarens slutupplevelse.

Kvaliteten på Hermans arbete är mycket hög, jag kan inte säga annat. Han vill göra ett gott arbete och det är mycket viktigt för honom. Slutanvändarens upplevelse står i centrum. Han gör sitt arbete med full insats, med hjärtat.”