A Receptum Oy é uma empresa finlandesa de software especializada em sistemas para farmácias. A empresa tem clientes na Finlândia, na Suécia e na Noruega, com um faturamento de 15 milhões de euros.

Uma grande rede de farmácias da Noruega é um dos clientes mais recentes da Receptum. A Receptum é elogiada por suas soluções de design e pelo conhecimento do setor farmacêutico. No design de usabilidade, a Receptum trabalhou em estreita colaboração com a Designergatan.

“O design aumenta consideravelmente o valor de um software ou serviço.”

Pia Ukkonen, Product Owner/Functional Designer da Receptum, descreve a colaboração:

“O design de experiência do usuário do nosso sistema é claramente superior ao dos concorrentes. Junto com Herman Talvitie, da Designergatan, produzimos uma apresentação detalhada da interface já na fase de demonstração. Isso deu ao cliente uma compreensão concreta do sistema que estávamos criando.

“Soubemos desde o início que queríamos o Herman trabalhando conosco neste projeto.”

Quando decidimos expandir nossas operações, entramos em contato com o Herman imediatamente. Já havíamos trabalhado com ele em projetos em que demonstrações de interface eram um requisito. Soubemos desde o início que queríamos o Herman trabalhando conosco neste projeto.

O Herman começou a trabalhar nas interfaces com base nas user stories escolhidas pelo cliente. Eu conheço muito bem os sistemas de farmácia da Finlândia, da Suécia e da Noruega, com seus requisitos específicos de cada país. O Herman traz seu conhecimento de usabilidade e design. Combinando nossas competências, trabalhamos em perfeita sintonia.

O processo de desenvolvimento levou de dois a três meses. Não é muito tempo, mas o trabalho que realizamos foi enorme. Enquanto nos preparávamos para expandir as operações, desenvolvemos uma demonstração de interface que serviria de base para o novo software.

O produto é um sistema de processamento de receitas médicas para uma rede de farmácias norueguesa. O processamento de receitas é um processo complexo, com muitos detalhes e exigências regulatórias. Tornar o processamento de receitas fluido para os usuários não é tarefa fácil e exige as habilidades de um UX designer.

Durante o processamento de uma receita, o usuário precisa reagir a uma grande quantidade de informações. Para viabilizar um processo de dispensação rápido e eficaz, as informações relevantes precisam ser apresentadas ao usuário no momento certo. O design de experiência do usuário desempenha um papel essencial nisso.

Transformar a user story em uma demonstração de interface exige muito trabalho. Como Functional Specialist, reuni o conteúdo de dados necessário – todas as informações que eu considerava que deveriam ser exibidas nas diferentes etapas. Também descrevi o processo, definindo a ordem das etapas necessárias. Em seguida, o Herman desenhou a jornada completa do usuário e o layout. Trabalhamos na demonstração de forma iterativa: primeiro, o Herman esboçava um design em que nem todos os detalhes estavam no lugar. Depois, analisávamos juntos os pontos fortes e os itens a desenvolver. Então adicionávamos novos detalhes e repetíamos o processo iterativamente, até atingirmos as metas definidas para a user story.

“Fomos elogiados pela nossa usabilidade, um dos critérios decisivos.”

Entregar o sistema à rede de farmácias norueguesa foi o resultado de muitos fatores. Fomos elogiados pela nossa usabilidade, um dos critérios decisivos. O design de experiência do usuário foi uma forma de demonstrá-la.

Em uma etapa mais avançada do processo de design, uma user story nos fez perceber que o modelo que havíamos usado não funcionava para todos os casos de uso. Então recuamos. Considero essa uma das melhores características do processo de design: poder dar um passo atrás quando necessário. Isso se tornou parte normal do processo. O desenvolvimento de software exige muitos recursos, e identificar possíveis necessidades de mudança já na fase de design da interface reduz os custos no longo prazo.

“Um bom design ajuda os usuários a terem sucesso no próprio trabalho.”

Uma única receita médica contém centenas de informações. Saber quais informações exibir na tela em cada fase é parte fundamental da usabilidade de um sistema para farmácias. Orientar o usuário também é importante. Os critérios de reembolso de medicamentos formam um conjunto complexo de regras, especialmente na Noruega: o usuário precisa selecionar o critério de reembolso correto para o medicamento e saber quais informações preencher para atender aos critérios. O farmacêutico não precisa se lembrar de todos os detalhes, pois o sistema o orienta, solicita as informações necessárias e avisa se os dados fornecidos estiverem em conflito com os critérios daquele medicamento específico. De todas as informações do sistema, apenas as relevantes são exibidas em cada momento. O resultado é boa usabilidade e bom design. Um bom design ajuda os usuários a terem sucesso no próprio trabalho.

Entregamos o sistema MAXX da Receptum à rede de farmácias norueguesa. Sempre que entramos em novos mercados, personalizamos o processamento de receitas para atender às inúmeras exigências regulatórias específicas de cada país. Ou seja, os módulos de processamento de receitas precisam ser refeitos para cada mercado.

“Como a rede de farmácias é uma grande operadora internacional, isso abrirá novas portas para nós.”

Entregar nosso sistema a essa rede de farmácias não apenas apoiou nossa estratégia, como também nos ajudou a expandir as operações na Noruega. Já havíamos entrado no mercado norueguês com projetos anteriores, mas queríamos fortalecer nossa posição. Essa rede de farmácias é uma empresa grande e internacional, e isso abrirá novas portas para nós.

“Um bom design melhora significativamente a experiência dos nossos clientes.”

Gostaria de falar um pouco sobre como o Herman e eu trabalhamos juntos. O processo começa quando o Herman recebe o Functional Design. É um documento que descreve a user story, os casos de uso, os critérios de aceitação e os dados a serem exibidos ao usuário – o que queremos que o usuário veja na tela. Os casos de uso descrevem o processo do ponto de vista do usuário. Com base nos casos de uso, o Herman cria o design preliminar da interface. Quando ele chega a uma fase adequada do trabalho, realizamos um workshop para analisar o resultado junto com o cliente – por exemplo, o usuário final. Às vezes, apresentamos algumas alternativas de design. Depois do workshop, continuamos trabalhando no design, e o Herman se comunica com o cliente pelo Teams. O Herman envia as novas versões da demonstração aos clientes para comentários e feedback. Trabalhamos assim até que todos os itens da especificação de requisitos original estejam incluídos no projeto de interface. Um bom design melhora significativamente a experiência do usuário e o dia a dia dos nossos clientes. O processo começa pelas necessidades do cliente. Quando transformamos as necessidades do cliente em modelos concretos por meio do design de experiência do usuário, temos uma aplicação bem pensada antes mesmo de iniciar a fase de implementação.

Pela minha experiência, a colaboração com o Herman funciona melhor quando enfrentamos um processo que não funciona bem – por exemplo, quando o cliente nos conta que o sistema antigo tem uma funcionalidade com problemas. O Herman se informa sobre os problemas do sistema antigo, sobre quais funcionalidades não funcionam adequadamente. Com base nessas informações, ele consegue criar uma solução completamente nova que melhora a usabilidade.

Também fico feliz quando o cliente quer uma funcionalidade que ainda não existe em lugar nenhum. Eu formo uma imagem mental do que o cliente espera da funcionalidade, mas, nesse estágio, ninguém tem ideia de como ela deve ser apresentada ao usuário. Então o Herman começa criando um primeiro esboço da implementação. Quando o usuário vê e testa a interface, fica muito mais fácil para ele expressar como deseja que a funcionalidade evolua.

“O design de experiência do usuário me ajuda, como Product Owner, a levar as coisas adiante.”

O design criativo é absolutamente necessário. O design de experiência do usuário também me ajuda, como Product Owner, a levar as coisas adiante. No desenvolvimento de software, o processo sempre começa com o documento de Functional Design que mencionei.

Por exemplo, o documento descreve a função de busca de clientes, detalhando os parâmetros de pesquisa – como nome e data de nascimento ou número de identificação pessoal – e as informações que devem ser exibidas ao usuário. Essa é a primeira etapa. Em seguida, o Herman projeta como a busca de clientes será apresentada ao usuário. Depois disso, fazemos o projeto técnico da arquitetura detalhada. Seguindo essa ordem, temos os projetos técnicos prontos em fase inicial. Quando o produto entra em desenvolvimento, temos uma visão detalhada do resultado e das etapas necessárias. O documento de Functional Design sozinho não daria suporte suficiente às etapas seguintes do desenvolvimento sem um esboço visual.

Gosto do meu trabalho como Product Owner e já estou na Receptum há 20 anos. A diversidade do meu trabalho talvez seja um dos fatores que o tornam interessante. Posso aproveitar o conhecimento que acumulei ao longo dos anos em diversos projetos. Tenho formação de farmacêutica e de bacharel em administração na área de TI, e consigo aplicar as duas formações no meu dia a dia. As operações da Receptum na Suécia e agora na Noruega trouxeram variedade ao meu trabalho. Já participei de estudos de mercado, licitações e da definição de requisitos de produto específicos de cada país. É muito gratificante poder usar minha competência e minhas habilidades linguísticas todos os dias. O Herman e eu nos comunicamos em sueco. Quando outras pessoas participam das reuniões, mudamos para o finlandês; quando há finlandeses e noruegueses presentes, mudamos para o inglês. Quando somos eu, o Herman e noruegueses, voltamos ao sueco. Trocamos de idioma com fluência.

“A competência do Herman nos ajuda no design e na tomada de decisões.”

Adoro trabalhar com o Herman – é fácil e natural. Temos sessões individuais ou participamos de workshops e equipes com outras pessoas, e todos parecem ter a mesma experiência ao trabalhar com ele. Ele sempre fala a partir da perspectiva do design e fundamenta suas escolhas e alternativas de um ponto de vista profissional. A competência do Herman nos ajuda muito no planejamento e na tomada de decisões.

E trabalhar com o Herman também é muito divertido! Há uma semana, eu conversava com um cliente e discutíamos a necessidade de mais um workshop. O cliente respondeu que, na verdade, não havia necessidade – mas que seria um prazer encontrar o Herman de novo.

Quando estamos elaborando o Functional Design com o cliente e não conseguimos descobrir como as etapas do processo deveriam funcionar, é sempre um alívio saber que podemos contar com o Herman para encontrar uma solução. Nesses casos, descrevemos os requisitos de forma propositalmente aberta, para dar margem ao Herman e deixar sua criatividade florescer.

“Não queremos que a tecnologia determine a experiência do usuário final.”

O design aumenta o valor do sistema ou serviço e o torna mais fácil de vender. Um bom design ajuda a acelerar o processo e a reduzir o número de erros. E, como mencionei, também ajuda a manter os custos de desenvolvimento baixos. Quem trabalha sem um designer muitas vezes acaba tendo várias rodadas de iteração no desenvolvimento. Mesmo que o desenvolvedor tenha um bom olhar para os aspectos visuais, pular a fase de design traz o risco de deixar a tecnologia assumir o volante. O design ajuda a construir o sistema a partir da perspectiva do usuário final. Talvez essa seja a essência do design. Não queremos que a tecnologia determine a experiência do usuário final.

O Herman faz um trabalho de altíssima qualidade, é tudo o que posso dizer. Ele realmente quer entregar um bom produto – isso é genuinamente importante para ele. O foco está sempre na experiência do usuário final. Ele coloca o coração em tudo o que faz.”